La reunión donde se cae todo
Te va a pasar esto: entiendes el tema, ves clarísimo dónde ayudaría, lo propones y te dicen "interesante, lo vemos más adelante". Y más adelante no llega.
No fue porque no te entendieran. Fue porque presentaste una tecnología y en esa mesa se aprueban problemas 🙂
Empieza por el dolor, no por la solución
Esta es la única regla que de verdad cambia el resultado.
Todo lo que empieza con "deberíamos usar IA para..." se lee como un gasto en algo nuevo. Todo lo que empieza con "esto nos está costando X..." se lee como recuperar algo que ya estamos perdiendo. Son la misma propuesta y no se deciden igual.
| Lo que se posterga | Lo que se aprueba |
|---|---|
| "Deberíamos implementar IA en atención al cliente" | "Recibimos unos 300 reclamos al mes y cada uno tarda dos días en llegar al área correcta. Eso son cuatro días de reloj antes de que alguien lo atienda." |
| "La IA puede ayudarnos con las facturas" | "Dos personas dedican tres días al mes a pasar facturas al sistema a mano. Son seis días de trabajo que no es trabajo." |
Fíjate que en la columna de la derecha ni siquiera aparece la palabra IA. Aparece después, cuando ya todos están de acuerdo en que el problema existe 🎯
Ponle un número, aunque sea aproximado
No hace falta un estudio. Hace falta un número que puedas defender.
"Dos personas, tres días al mes" es un número. "Nos toma mucho tiempo" no lo es. La diferencia es que el primero se puede comparar con el costo de arreglarlo y el segundo no se puede comparar con nada.
Y si no sabes el número, esa es tu primera tarea y es gratis: pregúntale a quien lo hace. Nadie va a poner plata para arreglar algo que no está medido, y con razón.
Pide algo chiquito, no una transformación
Una transformación digital es cara, larga y da miedo. Un piloto acotado es barato, corto y se puede parar.
Lo que se aprueba tiene esta forma: un proceso, un área, un plazo corto, y un criterio escrito de qué contaría como que funcionó.
Y esto es importante y casi nadie lo hace: di qué pasa si no funciona. "Si a los dos meses no bajamos el tiempo a la mitad, lo paramos." Suena a que le estás quitando fuerza a tu propia propuesta y es exactamente al revés: le quita el miedo a quien decide, porque le enseñas la puerta de salida 🚪
Las cinco preguntas para un proveedor
Si van a contratar a alguien de fuera, estas cinco separan a quien sabe de quien vende. Son las seis de la portada, aterrizadas a una cotización:
- ¿Qué datos míos necesitas y de cuándo tienen que ser? Si no pregunta por tus datos antes de cotizar, está cotizando a ciegas.
- ¿Cómo vamos a medir si funcionó, y quién lo mide? Que el criterio quede escrito antes, no después.
- ¿Qué pasa cuando se equivoca? ¿Quién revisa y con qué frecuencia? Si la respuesta es que no se equivoca, ahí terminó.
- ¿A dónde van nuestros datos y quién los guarda? Lo del capítulo 7, que en Perú además tiene ley.
- ¿Qué tiene que poner mi equipo y cuántas horas? Si dice que ninguna, no hizo esto antes.
Ninguna es técnica. Las cinco las puedes hacer tú sin saber programar, y con las cinco vas a saber más de esa propuesta que la mayoría de la gente en la mesa 🙂
Y si lo que falta es que el equipo entienda
Hay una situación muy común y conviene nombrarla, porque tiene una salida distinta.
A veces el problema no es que falte un proyecto. Es que en el área nadie entiende lo suficiente como para saber qué pedir, y entonces cualquier propuesta que llegue de fuera se acepta o se rechaza por corazonada. Ahí un piloto no arregla nada, porque el criterio para evaluarlo tampoco existe.
Cuando ese es el caso, lo que hace falta primero es que el equipo tenga el mismo mapa que acabas de tener tú leyendo esto, y aplicado a lo que ustedes hacen. Eso no se resuelve mandando a una persona a un curso: se resuelve con el equipo completo y con los casos de ustedes sobre la mesa.
Si tu caso es ese, la capacitación in company se arma exactamente así, según el equipo y lo que quieren resolver. Y si prefieres conversarlo antes de decidir nada, esa conversación es gratis y sin compromiso 🐣
Practica 💪
1. Dale la vuelta
"Deberíamos usar IA para mejorar la gestión de inventarios." Reescríbelo empezando por el dolor.
Una versión: "El mes pasado quebramos stock en 14 productos y perdimos las ventas. Y al mismo tiempo tenemos plata parada en cosas que no rotan. Nadie revisa eso hasta que un cliente reclama."
Ni una vez la palabra IA. Esa aparece después, cuando ya todos están de acuerdo en que el problema existe y duele.
Fíjate además en que la segunda versión la puede entender el gerente general sin saber nada de tecnología. La primera solo la entiende quien ya estaba convencido.
2. Consigue el número
Sabes que en tu área se pierde tiempo pasando datos a mano, pero no sabes cuánto. ¿Cómo consigues el número esta semana, sin presupuesto?
Preguntándole a quien lo hace. "¿Cuántas veces al mes haces esto y cuánto te toma cada vez?"
Dos personas, tres días al mes, es un número. No hace falta un estudio de tiempos ni una consultora. Hace falta un número que puedas defender si alguien te lo discute.
Y tiene un efecto secundario bueno: quien te dio el dato ahora está de tu lado en la reunión 🙂
3. Encoge la propuesta
"Transformación digital del área de operaciones con inteligencia artificial, 12 meses." Encógelo a algo que se apruebe.
Una versión: "Dos meses, solo las guías de remisión de la sede de Lima. Si al final el equipo no ahorra al menos la mitad del tiempo que le dedica hoy, lo paramos."
Un proceso, un área, un plazo corto y un criterio escrito. Eso es lo que se aprueba.
La transformación de doce meses no se rechaza porque sea mala idea. Se posterga porque es cara, larga y da miedo, y siempre hay algo más urgente.
4. Enseña la puerta de salida
¿Por qué decir "si no funciona lo paramos" ayuda a que te aprueben, en vez de restarle fuerza a tu propuesta?
Porque quien decide no le teme al gasto: le teme a quedar atrapado.
Un proyecto sin criterio de fin es un proyecto que dentro de un año seguirá pidiendo plata y nadie sabrá cómo cerrarlo sin que parezca un fracaso. Eso es lo que de verdad frena las aprobaciones.
Ponerle una fecha y una condición de parada convierte una apuesta abierta en una prueba acotada. Es lo más generoso que puedes hacer por quien tiene que firmar 🚪
5. Caza al que no hizo la tarea
De las cinco preguntas al proveedor, ¿cuál lo delata más rápido y por qué?
La primera: qué datos míos necesita y de cuándo tienen que ser.
Si te cotiza sin haber preguntado por tus datos, está cotizando a ciegas. Y no por mala fe: es que no sabe todavía si el proyecto es posible.
La segunda que más delata es la de qué pasa cuando se equivoca. Si la respuesta es alguna versión de "no se equivoca", ahí terminó la evaluación.
6. Escríbelo
Escribe tu propuesta en cinco líneas: el dolor con su número, qué propones, qué área y qué plazo, cómo se mide, y qué pasa si no funciona.
Cinco líneas. Si no te caben, todavía no está claro.
Y esto no es un ejercicio de estilo: la mayoría de las propuestas que se aprueban en una empresa caben en cinco líneas, y las que necesitan quince diapositivas suelen estar tapando que falta el número del principio.
Si al escribirlo te das cuenta de que no tienes el dolor medido, ya sabes cuál es tu tarea de esta semana, y no es hablar con ningún proveedor 🎯
Lo que te llevas
- Se aprueban problemas, no tecnologías. Empieza por el dolor.
- Ponle un número al dolor de hoy, aunque sea aproximado.
- Pide un piloto chiquito con criterio escrito, no una transformación.
- Di qué pasa si no funciona. Le quita el miedo a quien decide.
- Cinco preguntas al proveedor, ninguna técnica, todas incómodas para quien no hizo la tarea.
Comprueba que se entendió
Comprueba que lo tienes
Vas a proponer tu primer proyecto de IA en la empresa. ¿Cómo conviene plantearlo?
- Un problema concreto que ya cuesta plata o tiempo hoy, con un número medible al lado
- Una presentación sobre cómo la IA va a transformar el sector
- Un pedido de presupuesto para explorar opciones con un proveedor
- Una lista de todo lo que la IA podría hacer en la empresa
Y ya está. Nos queda el último, que es corto y es para ti: por dónde sigues 🐥
Los términos que salen en este capítulo
Están todos en el glosario de IA, con su definición corta.