La ilusión de la caja de texto
Escribes en una caja, en tu pantalla, y se siente igual que escribir en un Word. Por eso a nadie le suena raro pegar ahí el contrato, el listado de clientes o las notas de la reunión de directorio.
Pero no es un Word. Cuando le das enviar, ese texto sale de tu computadora y viaja a un servidor de otra empresa, en otro país, donde se procesa y, según el servicio, se guarda un rato.
No te lo digo para asustarte. Te lo digo porque es la única parte de todo esto que la gente descubre después, y a veces en una reunión incómoda 😅
Qué pasa de verdad con lo que escribes
Depende del servicio y del plan, y cambia seguido, así que en vez de darte datos que caducan te doy lo que se mantiene:
- Siempre viaja. Salvo que uses un modelo corriendo en tu propia máquina, lo que escribes sale de ahí. Eso no tiene excepciones.
- Suele guardarse un tiempo. Aunque sea para poder enseñarte el historial y para revisar abusos.
- Los planes gratuitos y los de empresa no son iguales. En los de pago para empresas normalmente se puede pedir que no se use tu contenido para entrenar. En los gratuitos suele ser al revés por defecto.
- Está escrito. En los términos del servicio que usas. Nadie los lee y ahí está la respuesta exacta para tu caso.
Si en tu empresa se va a usar esto en serio, alguien tiene que leerlos una vez y decidir. Es media hora de trabajo y evita el problema entero.
La regla práctica, que es más simple de lo que parece
No hace falta que te vuelvas experta en privacidad. Basta con una pregunta antes de pegar:
¿Mandaría esto por correo a alguien de fuera de mi empresa?
Si la respuesta es no, no lo pegues tal cual. Así de simple 🙂
Y casi siempre hay una salida intermedia buenísima que la gente no usa: quitarle lo que identifica. Un listado de clientes sin nombres ni DNI sigue sirviendo perfectamente para que te lo resuma, te lo ordene o te encuentre patrones. El trabajo sale igual de bien y el problema desaparece.
Lo que en Perú no es opcional
Acá hay algo que va más allá de la prudencia. En Perú los datos personales están protegidos por la Ley 29733, que es anterior a todo esto y aplica igual: los datos de una persona se pueden tratar para lo que ella autorizó, no para lo que a uno se le ocurra después.
O sea que pegar el listado de clientes con sus nombres en un servicio externo no es solo imprudente, puede ser un problema legal para la empresa. Y esa responsabilidad es de la empresa, no de la herramienta.
No hace falta que te la sepas de memoria. Hace falta que sepas que existe, para que cuando alguien proponga cargar la base de clientes a algo, tú puedas decir "¿eso lo revisó alguien?" 📋
Tres situaciones concretas
| Lo que quieres hacer | Cómo sale bien |
|---|---|
| Resumir las notas de una reunión interna | Quita nombres propios y cifras sensibles. El resumen sale igual. |
| Analizar un listado de clientes | Quita nombre, DNI y teléfono. Deja montos, fechas y categorías, que es lo que necesitas para el análisis. |
| Redactar la respuesta a un reclamo | Cuenta la situación sin decir quién es. "Un cliente de tres años" funciona igual que su nombre. |
Fíjate que en las tres el trabajo se hace completo. Quitar lo que identifica casi nunca te cuesta calidad, y esa es la buena noticia de este capítulo 🐣
Practica 💪
1. Cuatro cosas para pegar
¿Cuáles pegarías tal cual? (a) el borrador de un post para LinkedIn, (b) el contrato que te mandó un cliente, (c) tus notas de una reunión con nombres, (d) un artículo público que quieres resumir.
La a y la d sin problema: una es tuya y la otra ya es pública.
La b no, y no solo por prudencia: el contrato no es tuyo, es de las dos partes, y probablemente tenga una cláusula de confidencialidad que firmaste tú.
La c, quitando los nombres. El resumen sale igual de bien con "el gerente de operaciones" que con el nombre completo.
2. Anonimiza esto
Quieres analizar por qué se te van los clientes. Tienes: nombre, DNI, teléfono, distrito, antigüedad, monto mensual, número de reclamos, si se fue. ¿Qué le das?
Distrito, antigüedad, monto, reclamos y si se fue. Fuera nombre, DNI y teléfono.
Y fíjate en lo bueno: lo que quitaste no servía para el análisis. El nombre no explica por qué alguien se va; el monto y los reclamos sí.
Esa es la trampa de este capítulo. La gente cree que anonimizar le va a costar calidad, y casi siempre lo que quita es justo lo que no aportaba.
3. Pedirle que no lo guarde
Antes de pegar algo delicado escribes: "por favor no guardes esta información ni la uses para entrenar". ¿Sirve de algo?
De nada. Absolutamente nada.
Quien decide qué se guarda es la empresa que da el servicio, en su configuración y en su contrato. El texto de tu mensaje es contenido, no una instrucción al sistema que almacena.
Lo que sí sirve: mirar la configuración de tu cuenta, donde muchos servicios tienen una casilla para eso, y contratar el plan de empresa si la empresa lo necesita.
4. El correo y la caja
¿Por qué la pregunta del capítulo es "¿lo mandaría por correo a alguien de fuera?" y no "¿es confidencial?"
Porque "¿es confidencial?" te obliga a clasificar, y clasificar da pereza y se hace mal.
La del correo es una pregunta que ya sabes contestar sin pensar, porque llevas años tomando esa decisión todos los días. Tu instinto sobre qué se manda fuera está entrenado; tu criterio sobre qué es "confidencial" según la política de la empresa, probablemente no.
Es un truco de decisión, y funciona justamente por eso 🙂
5. Quién responde
Un trabajador pega la base de clientes en una IA para armar un reporte. Si eso trae un problema legal, ¿de quién es?
De la empresa. Los datos personales son responsabilidad de quien los trata, y quien los trata es la empresa que los recogió.
Lo cual tiene una consecuencia práctica que va en las dos direcciones: la empresa necesita decirle a su gente qué se puede y qué no, y quien trabaja ahí necesita preguntar si nadie se lo dijo.
En Perú esto vive en la Ley 29733, y basta con saber que existe para poder decir "¿esto lo revisó alguien?" 📋
6. Tu regla
Escribe en dos líneas qué se puede pegar y qué no en una IA, para tu área. Como si se lo fueras a mandar por WhatsApp a tu equipo.
Un ejemplo de cómo puede quedar: "Textos nuestros, documentos públicos y notas sin nombres, sí. Datos de clientes, contratos y cualquier cosa con DNI, no, salvo que le quites lo que identifica a la persona."
Dos líneas. Y si tu empresa no tiene nada escrito sobre esto, acabas de escribir el primer borrador 🐣
Lo que te llevas
- Lo que escribes sale de tu computadora. Siempre.
- La pregunta antes de pegar: ¿mandaría esto por correo a alguien de fuera?
- Quitar nombres y documentos resuelve casi todos los casos sin perder calidad.
- En Perú los datos personales tienen ley propia, y la responsabilidad es de la empresa.
- Pedirle al modelo que no guarde algo no hace absolutamente nada.
Comprueba que se entendió
Comprueba que lo tienes
Tienes que resumir el listado de clientes con sus nombres, DNI y montos de deuda. ¿Cuál es la forma sensata de usar IA para eso?
- Quitar nombres y DNI, dejar los montos, y pedir el resumen sobre eso
- Pegarlo tal cual, total es un resumen y no se guarda
- Pegarlo pero pidiéndole al modelo que no lo guarde
- No usar IA nunca para nada que tenga datos de clientes
Y ahora el capítulo que más me importa de esta primera mitad: dónde falla esto, y a quién le falla peor 🐥